Evernoteは検索がキモ

Dropboxは多くの人が使っていて、そのメリットもよく理解しているけど、Evernoteにメリットを感じている人はそれほど多くない印象だ。

自分も使いこなせているかというと、まだまだ使いこなせていない。しかし、重要なのは機能を使い切ることではなく便利だと感じているかだ。なんでメリットを感じられないか、この前ヒアリングを実施したところ「思うノートがすぐ出てこない」という意見があった。

自分は1万弱のノートをEvernoteに保存しているが、検索してノートが出てこないというパターンはそんなに多くない。確かに、検索に多少時間がかかることはある。しかし、Evernoteにはあらゆる検索手段が準備されているので、それらを組み合わせれば大抵のノートは引っ張り出せる。引っ張り出せない場合の多くは「そもそもEvernoteに保存するのを忘れてた」というパターン。こればっかりはどうしようもない。

新しいEvernoteの機能を使いこなすには、以下のウェブページを見るとよく分かる。このページには非常に重要な事がたくさん書いてある。

Evernote 5 for Windows Desktop の新機能 | Evernote

 

検索の一例。まず、タグによる絞り込み。全てのノート、あるいは特定のノートを表示した状態でタグアイコンをクリックし、一覧に表示されているノートをタグで絞りこむ。タグが複数存在する場合には、さらにタグで絞りこむことができる。タグによる絞り込みはノート別に行うことも可能だ。

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さらにタグで絞り込んだ状態で、ノート右上の虫眼鏡アイコンのプルダウンメニューで「現在のノートを検索」を選べば、タグなどで絞り込んで表示されたノートを対象に「キーワード検索」することができる。

 

以前書いたことがあるが、自分が使うテクニックのひとつを紹介しよう。

キーワード検索をする場合に問題になるのが、同義語の存在だ。同義語どころか、漢字とひらがなのような違い。例えば、「鉛筆」と「えんぴつ」あるいは「エンピツ」。単語ならまだいいのだが、「ゴミ袋」のような複合語になると「ごみぶくろ」「ごみ袋」「ゴミぶくろ(これはさすがにないか)」のようなバリエーションが出てくる。こういうあいまいな検索をEvernoteはまだ上手に処理してくれない。自分の使う用語のクセやパソコンの変換のクセから推測すると、自分が打ち込む用語はたいてい決まってくるが、気分によって「ごみ袋」と書いたり「ゴミ袋」と書いたりすることは十分考えられる。Evernoteに「ゴミ袋」というキーワードがあるはずという期待を持って一生懸命「ごみ袋」で検索しても、該当するノートはヒットしない。その場合、きっと「ゴミ袋」って書いてあるんだなと推測することはすぐにできる。「ゴミ袋」で検索しなおせば、見事該当のノートにたどり着けるわけだ。ここで重要なのは、次に自分が検索するときにまた「ごみ袋」で検索してしまう可能性だ。そんな時、該当のノートの最後辺りにおもむろに「ごみ袋」と書いておくのだ。ノートでは「ゴミ袋」という用語が使われているのだが、そのノートの最後に「ごみ袋」という単語をひとつ付け足しておくだけで、そのノートは「ごみ袋」と「ゴミ袋」どちらの検索後でもヒットするノートに生まれ変わる。たったこれだけの工夫だけど、Evernoteを使いこなす率が高くなればなるほど、その効果を実感できるはず。

最後に、検索の最終手段も紹介する。

Evernoteになにか重要な記録を保存したんだけど、どのノートブックに放り込んだか分からないとか(あまりこういうパターンはないと思うけど)とか、去年の6月頃、**株式会社の高橋さんと一緒に来た人は誰だったっけとか(高橋さんも6月頃に初対面だったけど、片方の人の名前を忘れたというパターン)。何をいいたいかというと、最終手段として、全ノートを作成日でソートして、虱潰しにノートを探すのだ。これで出てこないノートはきっと保存していない。

あと、余談ながら、名刺には必ずもらった日付を手書きしてからスキャンした方がいい。たまに氏名検索すると「あぁ、あの人に初めて会ったのは6年前で、あの時の肩書はこうだったんだなぁ」みたいな感じでおもしろい。

Evernoteで重要なのはとにかく使うこと。とりあえずInboxに情報を放り投げることを習慣づけて、どう使うかはあとで考えればいい。「保存されていないデータベースには利用価値はないが、整理されてなくても記録の多いデータベースは宝の山」だ。