EvernoteもDropboxも日常的に使っているけど、個人的に好きなのはEvernoteだ。日常仕事で使うファイルを共有したり、共同作業したりするのにはDropboxが使いやすいが、個人的に情報を蓄積し、活用するのに便利なのは断然Evernoteだ。
何度も書いているけど、周りにEvernoteを使いこなしている人はまだほとんどいない。一部はルール作りをして運用しているノートもあるけど、Evernoteの威力はむしろ情報のストックと検索性の良さにある。
今の時代、ネット検索すれば何でもヒットしそうなもんだけど、３年前に＊＊プロジェクトで使った？？スタジオの時間単価なんてパーソナルな情報は調べようがない。それがネットの欠点だ。おおよその場所はわかっているから、グーグルマップで場所を割り出し、ネット検索すればおそらく答えは見つかるだろう。
しかし、サクッとEvernoteを開き、「スタジオ 料金」とか「スタジオ 見積」（「見積もり」「見積り」と書いてある可能性があるのでこの場合「見積」で検索するほうがヒット率が高まる）とかで検索する。あるいは「スタジオ」だけでもいいかもしれない。グーグル検索で「スタジオ」なんて検索しても、自分がいまほしい情報がヒットする可能性はほぼゼロだが、自分のEvernoteに「スタジオ」なんて言葉が入っているノートはそんなに多くはない。実際に調べてみると、68/13796、つまり、13796ノート中に68ノートに「スタジオ」という言葉が入っている。次に「スタジオ 見積」で16/13796に絞られる。しかし、実際にはこの絞り込みだと本当に欲しい情報がもれてしまっていた。実際は「スタジオ」で検索して、3年前、つまり、2012年のノートを探すとわずか5ノートしかないことがわかり、その一番最初のノートが欲しいノートだった。
結構地味だけど、ある程度絞り込んで、時系列で順に見つけるというのが意外と効率が良かったりする。100や200ノートなら順に追って探してもそれほど時間はかからない。下手に絞り込んで欲しい情報が落ちると逆に探そうにも探せなくなる。
文字で書くと長ったらしいけど、情報が「欲しい」と思ってからやったことは、「スタジオ」で検索して、一覧から2012年あたりをザッと見渡しただけだ。その間、おそらく10秒前後だろう。しかも、実際に残っていた情報は見積もりではなく、パンフレットのスキャン画像だった。スキャン画像でもEvernoteはサーバーで文字認識して、テキスト検索の対象になる。そこにちゃんと時間単価などの料金が書いてあったのだ。こういうのはスキャンしたことすら忘れているし、いつその情報が必要になるかなんて全く想定していない。ただ残してあるだけの情報だ。こういうこともあるので、紙のドキュメントはとりあえずスキャンして整理もせずにただストックして、捨てる。捨てるのが目的ではなく、捨てるためにはスキャンをするのが習慣になっているから、捨てるのだ。
いつでもこううまくいくわけではないけど、結構な頻度で欲しい情報に行きつくことができる。今回のようにたまたまヒットした情報には改めてノートに「スタジオ」「料金」「見積」みたいなワードをノートに書き残しておく。つまり、今回自分の頭に浮かんだようなキーワードを、適当に書き残しておくのだ。というのも、またこの情報がほしくなった時、とっさに思い浮かぶ言葉は今回思い浮かんだ言葉にきっと似ていると思うからだ。タグをつけるより実際的で簡単だ。
