Evernoteを使い始めて5年が過ぎていた

Evernoteを使い始めたのが2009年10月20日だから、Evernoteを使い始めてからすでに5年が過ぎていることになる。ちなみにノート数は9137。この中にはビジネスの分も入っていて、個人ノートは4327。ビジネスノートの方にも自分が作ったノートがたくさんあるので、実質的に自分が作成したノートは6~7000程だろうか。よくわからない。

実は1年ほど前、同期エラーが多発したことがあり、自分の使っている環境が悪いのかと思っていろいろいじっているうちにEvernoteの操作を誤ったのか(大量の個人ノートをビジネスノートに手動で移動した後、同期が終わらないうちに他のパソコンでEvernoteをいじってたらおかしなことになった)、かなり多くのノートを紛失する(したであろう?)というトラブルに見舞われた。なのでその時以来、Evernoteはバックアップの場所とは考えていない。あくまでも情報を活用するためのツールと捉えている。とはいえ、蓄積性が重要なツールなので、こういうトラブルはやはり困る。ちなみに、Dropboxはファイルの回復ができるので安心だ。Evernoteはノートの履歴は辿れるが、消えたノートの復活は不可能なので気をつけた方がいい(もしかしたらできるの?)。ちなみに、ゴミ箱に入れただけのノートなら簡単に復活できる。

Evernoteの使い方のメインはやはり紙資料の整理だ。紙の資料は基本的にはなんでもスキャンして捨てる。個人的に活用するであろう紙は一時的にはクリアフォルダに入れておき、役目が終えたらスキャンして破棄する。ただ、最近は何度も引っ張りだして使いそうなもの、重要だと思われる書類はファイルに入れて保存するようにした(Evernoteをバックアップと考えていないから)。Evernoteの賢いところは印刷物の文字もかなりの精度でOCR認識しているので、検索対象として十分使える。この検索性のよさがEvernoteの真骨頂だ。

名刺はスマホのEvernoteアプリの名刺モードで撮影するようにしている。直近1年位は「名刺」ノートブックに入れ、適宜、「名刺アーカイブ」に移している。ちなみに、名刺アーカイブに移すのはそれほど重要な作業ではない。今の会社に就職してからもらった名刺は1000枚を超えるが、その全てがEvernoteに入っている。ちなみに名刺は捨てない。

後よく使うのはウェブクリップ。ウェブクリップはブックマークとか知識の蓄積とは考えていない。ウェブの場合、いつまでも同じ場所に同じデータがある保証はないので、取っておきたいという考えもあるかもしれないが、そこまで重要なデータがそういう形で蓄積されていることはまずない。ウェブクリップはあくまでもマイブームを一時的に保存しておく場所にすぎない。例えば、ここ数日は万年筆がマイブームなんだけど、ウェブ検索しておもしろいなと思った記事はブックマークするのではなく、Evernoteにウェブクリップするのだ。こういうマイブームは一過性のものなので、ブラウザのブックマークで管理するとブックマークが混沌としてくる。Evernoteの場合、ウェブクリップに限らないがどんな情報もとりあえずはInboxに投げ込む。そうしておくと、あ、この前、なんかおもしろい記事があったよな・・・なんて場合、Inboxを探せばすぐに該当記事は見つかる。また、ネットを次々に見ている時って意外と脳みそが働いていなくて、何に興味を持ってそこに漂っていたのか忘れることがある。そんなときでもウェブクリップを振り返ると、思考の流れが再現されて、ナルホドそうだったなと思うこともある。必要なくなったらゴミ箱に移動するか、適切なノートブックに移動させておく。

ノートブックはどう管理しているかというと、結構適当だ。適当にノートブックを作り、定期的に統合廃棄を繰り返しているうちに、定番のノートブックができてくる。情報を整理しようなんて難しいことは考えない。Evernoteに限らず、めんどくさいことは継続性がないので、その害のほうが大きい。タグも思いついたらつけたり、付けなかったり。バスの時刻表や製品スペックなど再利用度が高いノートはショートカットに登録したりもする。また、データベースの宿命だが、分類するとどっちのノートブックにも属するノートなんてのが必ず出てくる。そんな時はInboxに放置するか、適当にどちらかのフォルダに入れてしまう。あるいは新しくノートブックを作ってしまう。こういうことを定期的に繰り返している。定番以外のノートはかなり流動的だし、統一性はない感じで蓄積されている。ただ、この統合と廃棄を繰り返す作業そのものが重要。また、そういうことを繰り返していると、重要なノートはそれなりに目星がつくようになる。

独自のテクニックを一つ紹介したい。検索していてなかなか思うようなノートにたどりつかないことがある。原因は大抵、自分の思うキーワードがそのノートにないことが原因だ。例えば、「配合」という言葉が自分の言葉なのに、その言葉が「レシピ」になってたりすると検索に引っかかりにくくなるのだ。そういう時は検索に使った言葉をノートの端にでも適当にテキスト打ちしておくと次に検索した時にそちらが検索ワードとして引っかかるので、対象のノートがヒットしやすくなるのだ。また、名刺に「**さんと一緒に来社」とか「**ミーティング」なんてことを書いておくといいかも。

検索でなかなか対象のノートが見つからない場合には、手帳をめくることをオススメする。というのも名刺とかミーティングの資料を見つけたい場合には言葉で検索するのではなく、ノートの作成日でおおよその目安を付けてそのあたりを片っ端から探ると大抵見つかる。あまり苦労しないためにも、スキャンは資料をもらった当日にしておく方がいいだろう。

Evernoteの場合、まずはInboxになんでも投げ込んでしまうのが基本。ノートが数千個を超えてくると、Evernoteの生産性の高さに感心することになるだろう。

とはいえ、まだまだ活用しきれていないのが現実。もっといい方法をこれからも模索していきたい。