まぁ、やってしまえば実に当たり前のことだけど、それを意識するという効果が大きいと思うので簡単にまとめておく。
今日、昨日のアイディアに則り、テスト的に情報をいろいろいじっていた。
情報というものはとにかく際限がない。大切なのは情報を自分の中を通過させ認識した後、どこかに蓄積し、必要なときに必要な情報が整然と目の前に指し示されることだ。このような作業をするときにいつも考えるのは、「作業が破綻しにくいこと」だ。そのためには作業は簡単である必要がある。さらに変化が生じたときその変化に対応しやすいことも大切だ。
さて、昨日思いついた方法というのは一体何を意味しているのだろうか。自分は複雑なことを考えるときにはノートに思いついたことをチマチマと書き出すのだが、それらを見ていて、ある構図が見えてきた。それは今までよくなじんだ作業であった。つまり、項目を属性で分類するということだ。
事象a：属性A
事象b：属性B
事象c：属性C
事象d：属性A, B, C
こんなイメージ。さらにベン図を思い浮かべていただくとどういうことを言いたいのかがわかると思う。
これまでパソコンでファイルを整理するといえば、フォルダという入れ子を作る方法が圧倒的に多かったと思う。しかし、ファイルが多くなってくるとどうにもこうにもならなくなる。この方法が苦手なシチュエーションは、あるファイルaをフォルダAでもフォルダBでも使いたい場合だ。複製すればいいだけなのだが、時々困ったことが起こる。それはファイルaの内容を書き換えた場合だ。HDDの中に同一ファイル名を持ついろんなバージョンのファイルが存在することになるのだ。こんなことを無意識に続けているとパソコンの中は次第に混沌としてくる。これは方法に問題があると言わざるを得ない。
では、どうすればいいか。
答えは意外と身近なところにあり、すでに実践している方法だと思い至った。それは「属性」という考え方だ。事象を属性の包含関係で分類してしまうイメージだ。次のイメージを見ていただきたい。記号は「メール：属性群」で構成されていると思って欲しい。
メールa:AB
メールb:BC
メールc:A
メールd:ABC
Gmailでは複数の属性、すなわちラベルをメールに付与することができるし、それぞれを組み合わせた表示も可能だ。「label:A label:B」と検索すればラベルAとBを有するメールが表示される。
昨日の方法だと送信するメールアドレスを使い分けることで単一の属性を貼り付けた状態で情報を格納できる。続いて別の属性にも含まれる情報だと思えば、別の属性を付け加えることができる。後で、AとBという属性はCという属性で統一した方がよいと思えば、Gmailの機能ですぐにラベルを張り替えることが可能だ。よって、最初に付ける属性は思いつきでもかまわないということだ。つまり、この方法は自由度が高く破綻する可能性が極めて低いと言えるだろう。
ファイルもしくはメールの分類を入れ子方式から属性方式にすることで情報の自由度が飛躍的に上がるように感じられる。もちろん、大切なのはGoogleの強力な検索エンジンを併用することである。例えば、ラベルの内容を表示するというのはgoogle的に言えば内容を「label:doc」で検索した結果を表示するということである。となればさらに検索式を「label:doc 会議」と書けば、書類という分類で会議という言葉がどこかに含まれるメールということになる。googleには豊富な検索式が用意されているのでそれらを使いこなせばかなり詳細な検索が可能になる。
簡単にやり方を振り返ってみよう。
まず、ToDoリスト」「メモ」「書類」等という名前で「連絡先」を作る。
それぞれのメールアドレスは「ID+todo@gmail.com」「ID+doc@gmail.com」「ID+memo@gmail.com」等とする。
またそれぞれに対応するラベルもあらかじめ作成しておく。ラベルは後に検索式で「label:doc」等として用いるので単純なアルファベットがいいだろう。ラベルには色をつけておくことをオススメする。
続いてそれぞれに対応するフィルタを作成する。フィルタの条件は宛先に「ID+todo@gmail.com」等を書き込むだけでいい。操作でラベルを付与する。それ以外の操作は好みで選ぶといいだろう。
「label:doc」とすれば書類に属するメールが全て表示される。
下の画像は全てのメッセージを表示した場合の例だ。整然とラベルが貼られており視認性がよい。
ちなみに、ファイルを添付して「書類」に送信するときにはメール本文にキーワードを書いておけば検索に引っかかりやすくなるだろう。
Gmailのテクニック的なことはこの動画を見るとほとんど理解することができるだろう。
http://services.google.com/tutorial/gmail_labels/
上のようにラベルを用いつつ、ID+***@gmail.comという表記を併せて活用するというのがテクニック的なポイントの全てである。
ID+***@gmail.comの表記を思いついた人は天才だ。
