まず前提として、私は書類の整理やパソコンのファイルの整理が苦手だと思っています。
デジタル化できるものやデジタル書類はEvernoteやMacのメモアプリに放り込んでおけばいいと思いますが、自宅だとなかなかデジタル化しにくい紙の書類が出てきます。
まず、一時的だったりよく閲覧する書類やノートはこのようなファイルボックスに投げ込みます。細切れの紙やひとまとまりのものはクリアフォルダーにまとめてからファイルボックスに入れます。
この程度のスペースだと放っておくとすぐにパンパンになります。
その原因の一つはクリアフォルダー自体の厚みです。クリアフォルダーって意外と分厚いんです。
そこで書類のアーカイブ場所としてクリアーブックを使います。１０年以上前から書類はこの方法でストックしてあります。
今回購入したのはコクヨのNOViTAという商品です。クリアブック自体に特にこだわりはありませんが、以前、100円ショップで購入したものはビニールがペラペラすぎて使いにくかったのでそこそこの厚みのビニールを使っていることが必要な条件です。文房具店に売っているような一冊数百円するような商品ならまず問題ないと思います。
NOViTAのA4サイズには20枚、40枚、60枚のラインナップがあるようですが、今回はその全てを買ってきました。
身の回りに放置されていた紙の書類を入れてみたところ、20枚と40枚のは全てのポケットが埋まりました。
その状態がこちらです。
入れたばかりなので全然ノビーてません。意識的に折り目をつければこんな感じくらいまで伸びました。
伸びない原因のひとつは、入れているものがA4サイズの書類に限ってないこともあると思います。書類は分類せずに時系列でハガキや領収書や取説や封筒、保険の書類など、ストックすべきものは全部こういうふうに入れてしまいます。もちろん、いらないものは一定時間保管した後、クリアーブックに入れる前に捨てます。その熟成期間中は最初のファイルボックスなどに押し込められているわけです。
ストックする書類の量としては２冊（合計60枚）で１年分くらいでしょうか。もちろん、その時々で結構変動するんだとは思いますが。
ちなみに、1枚目の写真のファイルボックスに入れてあるのが60枚のやつです。普段はファイルボックスに入れては使いませんが、薄さを表現するためにワザと入れています。
このタイプのクリアーブックのデメリットはシートの差し替えができない点です。
時間が経過すると、一度入れた書類でも不必要になるものが出てきます。その場合は引き抜いて捨てるわけですが、空いたシートは基本的に放置しておけばいいと思います。
１年分の書類をストックするコストはせいぜい数百円ですから、細かいことを気にするよりは、なんとなく時系列に並んでいる方が検索性がいいと個人的には感じています。
ある程度書類の分類をすればもう少しスマートに管理する方法もあるかもしれませんが、それは今後の課題です。できるだけ分類はせずに時系列というのが私の基本スタンスです。
